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AVISO DE PRIVACIDAD

1. IDENTIDAD Y DOMICILIO DEL RESPONSABLE

El presente Aviso de Privacidad se emite en estricto cumplimiento de lo dispuesto por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (en lo sucesivo, la "LFPDPPP") y su Reglamento.

La plataforma tecnológica y los servicios comercializados bajo la marca HRMES son operados por la sociedad mercantil Aether Technology S.A.S. (en lo sucesivo, "HRMES" o el "Responsable"), con domicilio fiscal y convencional para oír y recibir notificaciones en Malinche 108, Colonia Azteca, San Nicolás de los Garza, Nuevo León, México, C.P. 66480, y con dirección de correo electrónico de contacto para asuntos relativos a la privacidad y ejercicio de derechos: [email protected].

2. DELIMITACIÓN DE ROLES: RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Para garantizar la debida transparencia y delimitar con precisión las responsabilidades legales que a cada parte corresponden conforme a la legislación mexicana:

  • A. HRMES como Responsable: HRMES decide de manera directa sobre el tratamiento y asume el carácter de Responsable respecto de los datos personales recabados de los representantes legales, usuarios administradores, contactos comerciales y prospectos de las Empresas Clientes, con el propósito de crear y administrar sus cuentas, gestionar pagos, brindar soporte técnico y preservar la seguridad del software.
  • B. HRMES como Encargado (Prestador de Servicios de Tecnología): Respecto de los datos personales de empleados, colaboradores, candidatos y terceros que las Empresas Clientes ingresan, gestionan o almacenan en los módulos de la plataforma, la Empresa Cliente actúa como Responsable del tratamiento. HRMES actúa en calidad de Encargado (en los términos de los artículos 14 de la LFPDPPP y 49 a 52 de su Reglamento), tratando dicha información únicamente por cuenta, orden e instrucciones de la Empresa Cliente para posibilitar la prestación del servicio SaaS, salvo en aquellos eventos en que HRMES deba cumplir requerimientos judiciales o finalidades indispensables de seguridad técnica de la infraestructura. En consecuencia, los empleados y candidatos deberán consultar primordialmente el Aviso de Privacidad emitido por su respectivo empleador o empresa contratante.

3. DATOS PERSONALES QUE RECABA HRMES DIRECTAMENTE (COMO RESPONSABLE)

Para llevar a cabo las finalidades descritas en el presente aviso, HRMES recaba las siguientes categorías de datos personales:

  1. Datos de identificación y contacto: Nombre completo de la persona administradora o de contacto, puesto o cargo dentro de la empresa, correo electrónico de trabajo, número de teléfono (fijo o móvil) y nombre, denominación o razón social de la empresa cliente a la que representa.
  2. Datos fiscales y de facturación: Registro Federal de Contribuyentes (RFC), domicilio fiscal, régimen fiscal e información relativa a comprobantes fiscales digitales y transferencias o medios de pago utilizados para la liquidación de planes de suscripción.
  3. Datos técnicos de autenticación y uso: Credenciales de acceso de usuarios autorizados (identificadores de usuario y contraseñas cifradas mediante algoritmos de hash), direcciones IP de conexión, registros de actividad operativa dentro del sistema (logs de auditoría técnica con fines de trazabilidad y seguridad) y características generales del navegador web.
Datos personales sensibles: HRMES, para sus finalidades propias como Responsable, no recaba directamente datos personales sensibles. En la medida en que las Empresas Clientes decidan almacenar información sensible de sus colaboradores (como exámenes médicos laborales o estados de salud) dentro de los expedientes digitales, dicho almacenamiento se efectúa bajo la estricta responsabilidad de la Empresa Cliente, quien deberá contar con la base jurídica o el consentimiento expreso y por escrito exigible por el artículo 9 de la LFPDPPP.

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

A. Finalidades Primarias (necesarias para la existencia, mantenimiento y cumplimiento del servicio):

  1. Crear, habilitar y autenticar la cuenta de la Organización y los accesos de sus usuarios administradores en HRMES.
  2. Suministrar el acceso al software y a las herramientas operativas de acuerdo con la modalidad de servicio correspondiente (incluyendo el plan Freemium de hasta 25 empleados o los planes de pago aplicables).
  3. Gestionar pagos, aplicar cobros y emitir los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) correspondientes.
  4. Proporcionar soporte técnico, atender dudas operativas y dar seguimiento a reportes de incidencias.
  5. Monitorear la infraestructura tecnológica para prevenir accesos indebidos, abusos de servicio, vulneraciones de seguridad o actividades fraudulentas.
  6. Enviar notificaciones de servicio, avisos de mantenimiento, actualizaciones operativas y modificaciones a los términos o al presente aviso.

B. Finalidades Secundarias (no indispensables para prestar el servicio principal):

  1. Enviar comunicaciones periódicas, artículos del blog de HRMES, novedades sobre el producto y materiales formativos sobre gestión empresarial.
  2. Aplicar encuestas voluntarias de satisfacción para evaluar la calidad de la plataforma.

Mecanismo para manifestar la negativa a finalidades secundarias: El titular puede manifestar su negativa para que sus datos se utilicen para finalidades secundarias enviando un correo a [email protected] con el asunto "Negativa a Finalidades Secundarias", o bien utilizando el enlace de desuscripción ubicado al calce de los correos informativos.

5. REMISIONES Y TRANSFERENCIAS DE DATOS PERSONALES

HRMES no comercializa, no vende ni renta bases de datos personales bajo ninguna circunstancia.

  • Remisiones a Proveedores de Infraestructura (Encargados de HRMES): Con el exclusivo objeto de operar la infraestructura en la nube, HRMES remite información a proveedores de hospedaje web y administración de bases de datos. El servicio se ejecuta sobre infraestructura contratada con Hostinger en centros de datos ubicados en los Estados Unidos de América, proveedor que mantiene compromisos de confidencialidad y estándares de seguridad técnica adecuados. Dichas remisiones se realizan de conformidad con el artículo 14 de la LFPDPPP y artículos 49 a 52 de su Reglamento, sin requerir consentimiento adicional por ser indispensables para la prestación del servicio.
  • Transferencias a Autoridades: HRMES únicamente transferirá datos a autoridades judiciales, fiscales o administrativas competentes cuando medie mandamiento legal debidamente fundado y motivado, o cuando se actualice alguna de las excepciones expresamente previstas en el artículo 37 de la LFPDPPP.

6. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS ARCO Y REVOCACIÓN DEL CONSENTIMIENTO

Los titulares de los datos personales tratados por HRMES para finalidades propias tienen derecho a solicitar el Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición (Derechos ARCO), así como a solicitar la revocación de su consentimiento o la limitación en el uso o divulgación de sus datos.

  • Canal de Recepción: Toda solicitud deberá enviarse por correo electrónico a la dirección: [email protected].
  • Requisitos de la Solicitud (Art. 29 de la LFPDPPP):
    1. Nombre completo del titular y dirección de correo electrónico para comunicarle la respuesta.
    2. Copia legible de identificación oficial vigente para acreditar su identidad (credencial del INE o pasaporte) o, en su caso, del instrumento notarial que acredite la representación legal.
    3. Descripción clara de los datos personales respecto de los que se busca ejercer el derecho correspondiente y el derecho concreto que desea ejercer.
    4. Cualquier información adicional que permita localizar con mayor facilidad los datos en nuestros registros.
  • Plazos Legales de Respuesta: HRMES comunicará la determinación adoptada en un plazo máximo de 20 (veinte) días hábiles, contados desde la recepción formal de la solicitud. En caso de resultar procedente, la medida se hará efectiva dentro de los 15 (quince) días hábiles siguientes a la fecha en que se notifique la respuesta. Estos plazos podrán ser prorrogados por una sola vez y por un periodo igual, siempre que existan circunstancias que lo justifiquen legalmente (Art. 32 de la LFPDPPP).
  • Atención a Empleados y Candidatos de Clientes: En caso de que un trabajador o postulante envíe una solicitud ARCO a HRMES respecto de información contenida en el expediente de una Empresa Cliente, HRMES orientará al solicitante para que dirija su petición directamente a dicha Empresa (en su calidad de Responsable patronal) y dará aviso a la Empresa Cliente respectiva para coadyuvar técnicamente en la ejecución de la medida que corresponda.

7. COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE SESIÓN

El sitio web y la plataforma de HRMES utilizan cookies técnicas y mecanismos de almacenamiento local estrictamente necesarios para la autenticación de usuarios, la gestión segura de las sesiones de trabajo y la navegación eficiente en la aplicación.

El usuario puede configurar o restringir las cookies desde las opciones de su navegador; sin embargo, deshabilitar las cookies esenciales impedirá el inicio de sesión y la operación correcta de la plataforma autenticada.

8. MEDIDAS GENERALES DE SEGURIDAD

HRMES implementa medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción o acceso no autorizado. Estas medidas comprenden:

  • Transmisión de datos protegida mediante protocolo HTTPS / TLS en tránsito.
  • Protección de contraseñas de usuarios mediante algoritmos de hash seguros.
  • Aislamiento lógico de los datos de cada organización dentro de la base de datos de la plataforma.
  • Acceso restringido a los sistemas de administración de la infraestructura y bases de datos.

9. CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS

Los datos personales recabados directamente por HRMES se conservarán durante el tiempo que subsista la relación contractual con la Empresa Cliente. Al término del servicio, la información será bloqueada y conservada únicamente durante los plazos legalmente obligatorios para atender posibles responsabilidades fiscales, mercantiles o legales, procediéndose posteriormente a su supresión o anonimización definitiva.

10. MODIFICACIONES AL AVISO DE PRIVACIDAD

El presente aviso puede ser modificado para atender reformas normativas, cambios en las funcionalidades del producto o ajustes en el modelo operativo. Cualquier actualización estará disponible en el portal web oficial https://hrmes.mx/aviso-de-privacidad y, cuando se trate de modificaciones sustanciales que afecten a usuarios activos, se informará a través del panel de la plataforma o por correo electrónico dirigido a la cuenta administradora registrada.